Política para el Tratamiento de la Información Personal



ENERGÍA PARA EL AMAZONAS S.A. E.S.P., (en adelante ENAM S.A. E.S.P) en cumplimiento de las disposiciones legales que rigen el tratamiento de datos en especial lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013, con el fin de permitir al titular de la información el derecho de habeas data y protección de los datos cuyo tratamiento es responsabilidadde ENAM S.A.E.S.P., quien adopta la presente política para el tratamiento y protección de datos personales, que se regirá por los siguientes lineamientos:
Primero: Responsable:
El responsable de decidir sobre la base de datos y/o el tratamiento que se le dará a los mismos es la empresa Energía para el Amazonas S.A. E.S.P. – ENAM S.A. E.S.P., con NIT: 900.339.174-4, ubicada en la ciudad de Leticia – Amazonas, en la Carrera 11 No. 2-110, y número telefónico de contacto: (8) 5928263, página web: www.enam.com.co y correo electrónico: contactenos@enam.com.co.
Segundo: Tratamiento de los datos personales:
El tratamiento que ENAM S.A. E.S.P., dará a los datos personales se limitará a las actividades propias de recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
Para el tratamiento de datos personales de menores de edad ENAM S.A. E.S.P., dará estricto cumplimiento a lo definido en la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013.
ENAM S.A. E.S.P., no realizará el tratamiento de información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido pueda generar su discriminación, excepto en los eventos descritos en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, y cumpliendo las obligaciones definidas en el artículo 6 del Decreto 1377 de 2013.
 Recolección:
ENAM S.A. E.S.P, se limitará a recolectar aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para el uso requerido, o para dar cumplimiento a las exigencias legales.
Antes de recolectar la información personal, ENAM S.A. E.S.P., solicitará al titular de la misma su autorización a través de un medio que permita su posterior consulta; para ello, ENAM S.A. E.S.P., comunicaráaltitular del datola finalidad de la información y los derechos que le asisten. ENAM S.A. E.S.P., no utilizará medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar tratamiento de datos personales.

 Procedimientos para la recolección de datos personales
Los procedimientos usados por ENAM S.A. E.S.P., para solicitar la información personal requerida, se encuentran definidos en los procesos documentados en el sistema integrado de gestión de calidad, seguridad y salud en el trabajo y medio ambiente de la empresa.
Igualmente, los procedimientos definen en cada caso la información personal que es necesaria y obligatoria para la finalidad de la misma; no obstante, la persona cuyos datos personales se requieran, podrá decidir si complementa aquellos datos que no tengan dicha consideración.
 Almacenamiento
Los datos personales recolectados por ENAM S.A. E.S.P., serán almacenados en medios físicos o magnéticos que cuentan con condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Para tal propósito ENAM S.A. E.S.P., dispondrá de bases de datos que serán definidas según las finalidades que justificaron el tratamiento de la información.
 Uso ofinalidad de la información
El uso o finalidad que ENAM S.A. E.S.P., dará a la información personal que requiera, será el siguiente:
a. Uso de datos personales de clientes o usuarios del servicio público de energía: La finalidad de los datos personales relacionados con la prestaciónde servicio de energía eléctrica corresponde a la información personal suministrado en el momento de suscribir el contrato con condiciones uniformes, para efectos de lectura, facturación, entrega de facturas, revisiones, corte y re-conexión, realizar ofertas, promociones y otorgar beneficios y en general todo lo necesario para la debida prestación de servicio de energía eléctrica.
b. Uso de datos personales antes de la relación contractual laboral:tiene como finalidad el tratamiento de los datos suministrados por interesados en participar en un proceso de selección, esta información se limita a la clasificación, almacenamiento archivo de datos personales, entrega de información a terceros encargados del proceso de selección, verificar y comparar competencias laborales.
c. Uso de datos después de la relación contractual laboral: tiene como finalidad el tratamiento de los datos suministrados por los trabajadores de la empresa, para dar cumplimiento a la ley colombiana y las ordenes de las autoridades judiciales y/o administrativas, clasificación, almacenamiento, archivo de los datos personales, manejo de historia laboral , verificar, comparar y evaluar competencias de los trabajadores, todos los tramites relacionados con afiliación, traslados y retiros del Sistema General de Seguridad Social del trabajador y su grupo familiar,

envió de información a cajas de compensación, AFP, ARL, para la remuneración mensual.
d. Uso de datos personales de ofertantes y contratistas: tiene como finalidad almacenar y clasificar la información suministrada por ellos para su identificación, consulta, comparación y evaluación, que sobre el proveedor se tenga almacenada en bases de datos de antecedentes judiciales,disciplinarios, fiscales o de seguridad de naturaleza estatal o privada o cualquier base de datos comercial que permita establecer el comportamiento como contratista.
 Circulación y transmisión de la información personal
ENAM S.A. E.S.P., comunicará la información personal a los proveedores y personal encargado de la ejecución o control de las actividades en la que se requiere su uso; sin embargo, ENAM S.A. E.S.P., exigirá a éstos, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información personal.
La información que ENAM S.A. E.S.P., transmitirá a los proveedores y personal encargado de la ejecución de las actividades objeto de la información será veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
La circulación de la información personal obtenida por ENAM S.A. E.S.P., se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de la finalidad que justifica su obtención, y de las disposiciones legales.
ENAM S.A. E.S.P., garantizará la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende la finalidad de obtención; por eso, los datos personales, salvo la información pública, no será divulgada o comunicada de manera masiva, salvo que el titular lo autorice.
 Transferencia de la información personal
Sin perjuicio de otras excepciones consagradas en las disposiciones legales, ENAM S.A. E.S.P., no remitirá información personal a terceras personas, que asuma por su propia cuenta el tratamiento de los datos, salvo cuando el titular haya dado su autorización expresa e inequívoca.
Está prohibida la transferencia internacional de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos ni cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia deIndustria y Comercio.

 Supresión de la información personal
ENAM S.A. E.S.P., y demás responsables y encargados del tratamiento de la información sólo podrán recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea necesario para ejecutar las actividades propias de la finalidad que justificó su tratamiento. Una vez cumplida la finalidad, la información personal tendrá el tratamiento que corresponda según los procedimientos de archivo que tiene definidos ENAM S.A. E.S.P., y las tablas de retención documental definidas por las disposiciones legales. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, ENAM S.A. E.S.P., procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual, adicionalmente los titulares de la información podrán en todo momento solicitar la supresión de los datos que requiera mediante la presentación de un reclamo por cualquiera de los medios definidos en el numeral quinto de esta política.
Tercero: Derechos que le asisten a los titulares de datos personales:
Serán derechos de los titulares de los datos personales, los siguientes:
a. Conocer, actualizar y rectificar datos personales frente a ENAM S.A. E.S.P., y demás responsables y encargados del tratamiento de la información.
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a ENAM S.A. E.S.P., al momento de la recolección de los datos personales.
c. Ser informado por ENAM S.A. E.S.P., y demás responsables y encargados del tratamiento de la información, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
d. Presentar ante la Superintendencia deIndustria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en las normas que regulan y reglamentan la materia de protección de datos personales.
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, previo proceso y orden de la Superintendencia de Industria y Comercio.
f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
Cuarto: Proceso responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos:
El proceso responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos que presenten los titulares de los datos personales para ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos y revocar la autorización de su uso, para usuarios, suscriptores, proveedores y contratistas, se realiza mediante la oficina de atención al cliente de
Quinto: Medios o canales habilitados para la atención de peticiones, consultas y reclamos:
ENAM S.A. E.S.P.,ha dispuesto los siguientes canales de atención para realizar peticiones, consultas y reclamos por parte de los titulares de la información personal para ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos y revocar la autorización de su uso.
 Virtual: Utilizando nuestra página WEB www.enam.com.co.
 Correo electrónico: contactenos@enam.com.co.
 Verbal: En nuestro punto de atención al cliente ubicado en la Carrera 11 # 6 – 14.
 Teléfono fijo: (8) 592 82 63.
 Escrita: Mediante oficio dirigido y radicado en las instalaciones de ENAM S.A. E.S.P.
Sexto: Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos y revocar la autorización de su uso:
Para atender las consultas y reclamos que presenten los titulares de datos personales en ejercicio de sus derechos, ENAM S.A. E.S.P., adoptará el siguiente procedimiento:
1. La solicitud, consulta y reclamo deberán ser presentados por quienes se encuentren legitimados: el titular de la información personal, sus causahabientes, por los representantes legales de menores o por apoderado debidamente reconocido.
2. La solicitud debe contener:
a. Identificación del titular, representante legal o apoderado, según el caso.
b. Descripción del reclamo.
c. Dirección para notificación.
d. Documentos que soportan la consulta y/o reclamo.
e. Firma de la persona que presenta la reclamación, petición o consulta.
3. En el evento que la solicitud no esté completa, se solicitará al peticionario, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes arecepción de la solicitud la información faltante. Si transcurrido dos (2) meses sin que se presente la información requerida, se entenderáse ha desistido de la consulta, el reclamo o petición.
4. Las solicitudes de consulta de la información personal contenida en las bases de datos de ENAM S.A. E.S.P., serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se Informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su

consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
5. Las solicitudes de reclamos que tengan como fin la corrección, actualización o supresión de datos personales, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en las disposiciones legales, serán tramitadas en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
6. Cuando se trate de reclamos, una vez recibido éste con toda la información necesaria para su trámite, ENAM S.A. E.S.P., incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
7. El titular de la información y demás personas legitimadas sólo podrán presentar quejas ante la Superintendencia deIndustria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante ENAM S.A. E.S.P.
8. ENAM S.A. E.S.P., deberá insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
Séptimo: Vigencia:
La presente política de protección de datos personales rige a partir del día hábil siguiente de su suscripción por parte del representante legal de la empresa, y permanecerá vigente hasta la fecha en que se deje de dar algún tipo de tratamiento a la información personal recolectada por ENAM S.A. E.S.P.

ALEXANDER RODRIGUEZ GUERRERO
Gerente General ENAM S.A. E.S.P.


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